Procedura per la gestione delle segnalazioni (Whistleblowing)

1 SINTESI E SCOPO 

La presente procedura ha la finalità di disciplinare le modalità di segnalazione degli illeciti o irregolarità in ambito aziendale con l’obiettivo di tutelare il soggetto che effettua le già menzionate segnalazioni. 

Ulteriori obiettivi della presente Procedura “Whistleblowing” possono sintetizzarsi in:

  - definire e formalizzare la procedura di segnalazione stabilendo termini e responsabilità nel processo di segnalazione degli illeciti;

  - definire le regole che è necessario osservare al fine di garantire la riservatezza del segnalante, degli altri soggetti coinvolti e la segnalazione stessa;

  - definire il ruolo del soggetto destinatario delle segnalazioni;

  - promuovere, all’interno della Società, una cultura fondata sulla responsabilità e sull’etica, nella convinzione che la partecipazione attiva e il coinvolgimento di     

     tutti i dipendenti/collaboratori siano parte fondamentale del processo di sviluppo della Società;

  - consentire alla Società di essere tempestivamente informata su fatti o condotte contrari ai principi etici perseguiti, al fine di un sollecito intervento, nonché di 

     individuare e gestire possibili carenze nel sistema di controllo interno e di gestione dei rischi.

1.1 Normativa di riferimento

La presente procedura fa riferimento al nuovo D.lgs. n.24 del 10/03/2023 attuativo della Direttiva UE 2019/1937, riguardante la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione.

Ai fini della redazione del presente documento sono state inoltre considerate le Linee Guida di ANAC, approvate con delibera n.311, in materia di protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell’Unione e protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali. Procedure per la presentazione e gestione delle segnalazioni esterne. 

2 CAMPO DI APPLICAZIONE / DESTINATARI 

La procedura si applica esclusivamente alla Sysdat.it S.R.L. (d’ora in poi anche “Sysdat” o “la Società”) ed è relativa alle segnalazioni inerenti al campo applicativo previsto dalla norma. Si ricorda che il D.Lgs. 24/2023 prevede che le violazioni oggetto di segnalazione, denuncia o divulgazione pubblica devono riguardare: 

• Gli illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali indicati nell’allegato al D.lgs. 24/2023 (appalti pubblici, prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo, sicurezza e conformità dei prodotti, protezione dei consumatori, tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi, etc.);
• Gli atti od omissioni costituenti frode, o altra attività illegale, che lede gli interessi finanziari dell’Unione europea;
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno dell’Unione europea (e.g. violazioni in materia di concorrenza e di aiuti di Stato, etc.);
• atti o comportamenti che, comunque, vanificano l’oggetto o la finalità degli atti dell’Unione europea nei settori di cui sopra.

La presente procedura non si applica, invece, alle contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale del segnalante che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate

Dal lato soggettivo, a titolo esemplificativo, la presente procedura si applica a:

  - Lavoratori subordinati;

  - Lavoratori autonomi che svolgono la propria attività lavorativa presso i soggetti del settore privato;

  - Liberi professionisti e consulenti che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato;

  - Volontari e tirocinanti, retribuiti e non retribuiti, che prestano la propria attività presso i soggetti del settore privato; 

  - Azionisti e persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza e rappresentanza;

  - Facilitatori; 

  - Altri soggetti previsti dal d.lgs.24/2023.

Per tutti i suddetti soggetti, la tutela si applica anche durante il periodo di prova e anteriormente o successivamente alla costituzione del rapporto di lavoro o altro rapporto giuridico. 

Considerate le finalità della presente procedura, la riservatezza dell’identità del segnalante e di tutti i soggetti coinvolti viene garantita sin dalla ricezione e in ogni successiva fase della relativa gestione. Per maggiori dettagli sul tema della tutela della riservatezza si rinvia all’Allegato 1.

3 DEFINIZIONI 

a) Procedura di segnalazione (Whistleblowing) 

Procedura di gestione della segnalazione come di seguito definito. 

b) Canale Interno

Canale di segnalazione interno predisposto dalla Società, idoneo a garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e del segnalato, nonché del contenuto della segnalazione e della relativa documentazione, anche tramite il ricorso alla crittografia.

c) Segnalante (Whistleblower) 

La persona fisica che effettua la segnalazione di informazioni sulle violazioni acquisite nell'ambito del proprio contesto lavorativo: sono quindi ricompresi nella definizione tutti i soggetti che si trovino anche solo temporaneamente in rapporti lavorativi con la Società, pur non avendo la qualifica di dipendenti (come i volontari, i tirocinanti, retribuiti o meno) e, seppur a determinate condizioni, coloro che ancora non hanno un rapporto giuridico con la Società (in fase di trattative precontrattuali) nonché coloro il cui rapporto sia cessato o che siano in periodo di prova.

d) Facilitatore

La persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata (a titolo esemplificativo: il collega di un Ufficio diverso da quello di appartenenza del segnalante che assiste quest’ultimo nel processo di segnalazione in via riservata, cioè senza divulgare le notizie apprese; oppure un collega che riveste anche la qualifica di sindacalista se assiste il segnalante in suo nome e per suo conto, senza spendere la sigla sindacale). 

e) Segnalato/persona coinvolta

La persona fisica o giuridica menzionata nella segnalazione interna o come soggetto al quale la violazione è attribuita o come soggetto comunque implicato nella violazione segnalata.

f) Struttura di gestione delle segnalazioni (SGS)

Persona o ufficio interno autonomo dedicato alla gestione delle segnalazioni, o soggetto esterno anch’esso autonomo.

g) Segnalazione 

In base a quanto previsto dall’art. 2 del d.lgs.24/2023, per segnalazione si intende la comunicazione scritta od orale contenente le informazioni sulla violazione segnalata.

h) Canale esterno presso ANAC (solo per segnalazioni di illeciti inerenti al d.lgs24/2023)

Coloro che intendano effettuare una segnalazione potranno ricorrere, in alternativa al canale interno istituito, al canale esterno gestito da ANAC, qualora siano integrate le seguenti condizioni:

• quando il canale interno pur essendo obbligatorio, non è attivo o, anche se attivato, non è conforme a quanto previsto dal D.Lgs. 24/2023 con riferimento ai soggetti e alle modalità di presentazione delle segnalazioni interne che devono essere in grado di garantire la riservatezza dell’identità del segnalante e degli altri soggetti tutelati;
• quando la persona segnalante ha già effettuato una segnalazione interna e la stessa non ha avuto seguito da parte della persona o dell’ufficio designati;
• quando la persona segnalante ha fondati motivi di ritenere ragionevolmente sulla base di circostanze concrete allegate ed informazioni effettivamente acquisibili e, quindi, non su semplici illazioni, che, se effettuasse una segnalazione interna: a) alla stessa non sarebbe dato efficace seguito; b) questa potrebbe comportare il rischio di una ritorsione;
• quando la persona segnalante ha fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

i) Divulgazione pubblica (solo per segnalazioni di illeciti inerenti al d.lgs24/2023)

Ulteriore modalità di segnalazione introdotta con il D.Lgs. 24/2023, tramite cui le informazioni sulle violazioni sono rese di pubblico dominio tramite la stampa o mezzi elettronici o comunque attraverso mezzi di diffusione in grado di raggiungere un numero elevato di persone (social network, web, televisione, radio, etc.).

l) Conflitto di interessi 

Con il termine “conflitto di interessi” si intende qualsiasi situazione nella quale le funzioni interessate nella gestione delle segnalazioni (Responsabile dell’istruttoria) abbiano interessi personali o professionali in conflitto con l’imparzialità richiesta per la loro responsabilità, tali da non consentire la valutazione oggettiva della segnalazione.

m) Riservatezza su contenuto della segnalazione e identità del segnalato e degli altri soggetti coinvolti 

Sysdat garantisce la riservatezza, oltre che dell’identità del segnalante e di tutti i soggetti che godono delle stesse tutele, anche di qualsiasi altra informazione o elemento della segnalazione dal cui disvelamento si possa dedurre direttamente o indirettamente l’identità del segnalante. 

n) Tutela della privacy 

La presente procedura di gestione delle segnalazioni è stata realizzata avendo come riferimento l’obiettivo di tutelare la privacy dei soggetti coinvolti nelle segnalazioni, nel rispetto dei principi sanciti dal GDPR.

4 MODALITÀ OPERATIVE 

4.1 Introduzione 

La Società si è dotata della presente procedura al fine di assicurare il rispetto della legalità e dei principi di correttezza e trasparenza, nonché della riservatezza dei soggetti e del contenuto della segnalazione.

5 ATTIVITA’ OPERATIVE PRELIMINARI

5.1 Individuazione della Struttura di Gestione delle segnalazioni 

Alla luce dell’art. 4, comma 2 del D.Lgs. 24/2023, Sysdat ha scelto di affidare la gestione delle segnalazioni a soggetto esterno appositamente individuata e nominato, che nella presente procedura viene qualificato come Struttura di Gestione delle segnalazioni (d’ora in poi anche SGS).

5.2 Definizione delle modalità di gestione delle segnalazioni anonime

Le segnalazioni dalle quali non è possibile ricavare l’identità del segnalante sono considerate anonime.

Tali segnalazioni sono equiparate a quelle ordinarie, se circostanziate. Qualora la Struttura di Gestione delle Segnalazioni riceva segnalazioni anonime attraverso i canali previsti, esse verranno considerate alla stregua di segnalazioni ordinarie.

Nei casi di segnalazione anonima, se la persona segnalante è stata successivamente identificata e ha subito ritorsioni le si applicano ugualmente le misure di protezione per le ritorsioni.

5.3 Descrizione delle modalità di segnalazione adottate dalla Società

(a) Canale scritto

Il segnalante può inviare la segnalazione per posta tradizionale; affinché la SGS possa assicurare la corretta gestione, il segnalante deve utilizzare tra buste chiuse:

• la prima con i dati identificativi del segnalante stesso unitamente alla fotocopia del documento di riconoscimento; 
• la seconda con la segnalazione, in modo da separare i dati identificativi del segnalante dalla segnalazione;
• la terza che deve contenere le prime due buste e deve riportare il seguente indirizzo:

Via Enrico Fermi 6, Vicopisano

“SEGNALAZIONE SYSDAT.IT SRL – RISERVATO”

(b) Canale orale 

La persona segnalante potrà effettuare le segnalazioni interne anche in forma orale attraverso la richiesta di un incontro diretto con la SGS, da richiedersi scrivendo a m.santoni@siquam.it, indicando nell’oggetto SEGNALAZIONE SYSDAT.

Se la segnalazione interna è effettuata oralmente nel corso di un incontro con la SGS, essa, previo consenso della persona segnalante, è documentata a cura della SGS o del personale di supporto a tale scopo identificato e istruito, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante verbale. In quest’ultimo caso, la persona segnalante può verificare, rettificare e confermare il verbale dell’incontro mediante la propria sottoscrizione. 

Qualunque sia il Canale di segnalazione prescelto dalla persona segnalante, la Società garantisce, anche tramite il ricorso a strumenti di crittografia, la riservatezza dell’identità della persona segnalante, della persona coinvolta e della persona comunque menzionata nella segnalazione interna, nonché del contenuto della segnalazione interna e della relativa documentazione.

La Società, a prescindere dalla tipologia di segnalazione inviata, si impegna al tutelare la riservatezza del segnalante anche quando la segnalazione viene effettuata attraverso modalità diverse da quelle istituite in conformità al D.Lgs. 24/2023 o perviene a soggetti diversi da SGS.

5.4 La segnalazione inviata ad un soggetto non competente

Nel caso in cui la segnalazione sia presentata ad un soggetto diverso dalla SGS, la segnalazione va trasmessa, entro sette giorni di calendario dal suo ricevimento, alla SGS tramite i canali previsti al paragrafo 5.3, dando contestuale notizia della trasmissione alla persona segnalante.

5.5 Conflitto d’interessi

Indipendentemente dalla tipologia di segnalazione ricevuta, la SGS condurrà l’istruttoria relativa alla segnalazione avvalendosi della collaborazione della funzione Segreteria; nel caso in cui la SGS ravveda una possibile situazione di conflitto d’interessi di tale funzione, sarà sua cura interfacciarsi con i soggetti che non risultano coinvolti nei fatti oggetto di segnalazione.

6 FLUSSO PROCEDURALE

6.1 Presupposti 

La presente procedura presume che: 

• Il segnalante agisca in buona fede. Il segnalante che effettua volontariamente una segnalazione in malafede può essere soggetto a provvedimenti disciplinari a titolo esemplificativo: sanzioni conservative (richiamo verbale, ammonizione scritta, multa, sospensione dal lavoro e dalla retribuzione, trasferimento disciplinare), licenziamento, recesso dal rapporto contrattuale, azioni di risarcimento danni, etc.;
• La Struttura di gestione delle segnalazioni gestisca in maniera obiettiva, imparziale e riservata le segnalazioni ricevute sia nei confronti del segnalante che del segnalato, coinvolgendo esclusivamente le figure individuate nella presente procedura.

6.2 Invio e monitoraggio di una segnalazione 

Ai fini dell’invio delle segnalazioni, il segnalante utilizza le forme e gli strumenti previsti dal Canale interno predisposto dalla Società. In questa fase il segnalante può essere aiutato dal facilitatore, laddove questo sia stato individuato.

Le segnalazioni devono essere:

  - in buona fede: il segnalante ha ragionevole certezza della veridicità di quanto segnala, non ha, cioè, pregiudizi e/o scopo di recare danno a qualcuno e/o di ottenere benefici personali.

  - circostanziate: devono consentire di individuare elementi oggettivi ragionevolmente sufficienti per avviare un'istruttoria; a titolo esemplificativo devono contenere:

  - la descrizione del fatto;

  - le generalità o gli altri elementi che consentano di identificare il soggetto a cui attribuire i fatti segnalati;

  - le circostanze di tempo e di luogo in cui si è verificato il fatto oggetto della segnalazione.

È utile anche allegare documenti che possano fornire elementi di fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione, nonché l’indicazione di altri soggetti potenzialmente a conoscenza dei fatti.

6.3 Gestione delle segnalazioni ricevute 

La fase di gestione delle segnalazioni è presidiata dalla SGS e si articola in quattro sottofasi: 

• Pre-analisi;
• Istruttoria;
• Valutazione ed esito finale;
• Archiviazione.

6.4 Pre-analisi delle segnalazioni 

La Struttura di Gestione delle Segnalazioni al momento in cui riceve una segnalazione all’indirizzo dedicato, ne valuta i contenuti effettuando un primo screening e rilevando da subito quelle palesemente infondate, non circostanziate, riguardanti un oggetto che non è rilevante, calunniose e/o ingiuriose. In ogni caso, entro il settimo giorno dal ricevimento della segnalazione, la SGS comunica al segnalante il ricevimento della segnalazione. 

Per la gestione di tutte le segnalazioni di violazioni, rientranti nel d.lgs.24/2023 e rilevanti per Sysdat, la Struttura di Gestione delle Segnalazioni potrà interfacciarsi con la Segreteria, individuata in qualità di referente interno della stessa SGS. Nel caso in cui quest’ultima valuti la presenza di eventuali conflitti si rivolgerà alle strutture aziendali che reputa idonee, anche in funzione ai temi oggetto di segnalazione, garantendo in ogni caso la riservatezza del segnalante e degli altri soggetti coinvolti.

6.5 Istruttoria delle segnalazioni 

L’istruttoria è l’insieme delle attività finalizzate a verificare il contenuto delle segnalazioni pervenute e ad acquisire elementi utili alla successiva fase di valutazione, garantendo la massima riservatezza sull’identità del segnalato e degli altri soggetti coinvolti, e sull’oggetto della segnalazione. La Struttura di Gestione delle Segnalazioni nel caso lo ritenga necessario, comunque garantendo la riservatezza del segnalante e degli altri soggetti coinvolti, può avvalersi della collaborazione di Funzioni aziendali (di cui al paragrafo 6.4) e di figure esterne competenti in base all’argomento della segnalazione. Sul punto si specifica che non disponendo la SGS di poteri di spesa autonomi, l’incarico all’eventuale soggetto esterno individuato verrà conferito dalle figure aziendali dotate di adeguati poteri in merito.

La Struttura di gestione delle Segnalazioni, nello svolgimento dell’istruttoria può: 

• contattare il segnalante in forma riservata, e richiedere eventuali documenti e/o informazioni integrative; 
• interrompere l’istruttoria nel caso in cui venga rilevata l’infondatezza della segnalazione.

Si specifica che sarà cura della SGS eliminare gli eventuali dati che non risultino pertinenti con la segnalazione o necessari ai fini della gestione dell’istruttoria. 

6.6 Valutazione ed esito finale delle segnalazioni 

La Struttura di Gestione delle Segnalazioni effettua le proprie valutazioni sull’esito dell’istruttoria e provvede a darne riscontro al segnalante entro e non oltre tre mesi dalla presa in carico della segnalazione. La SGS sintetizza i risultati della propria indagine in uno specifico verbale che viene trasmesso al Consiglio di Amministrazione. In alternativa, nel caso in cui si ravveda una possibile situazione di conflitto d’interessi, il verbale prodotto verrà condiviso con il Sindaco Unico per valutare le possibili azioni da intraprendere.

Nel caso la segnalazione risulti fondata, i soggetti aziendali competenti potranno decidere l’applicazione di provvedimenti disciplinari previsti dal Sistema Sanzionatorio del CCNL di riferimento e/o valutare l’eventuale comunicazione degli eventi alle autorità competenti. 

Nel caso in cui la segnalazione risulti infondata, i soggetti aziendali competenti potranno valutare la possibilità di applicare il Sistema Sanzionatorio al segnalante in mala fede. 

Qualora a fronte di una segnalazione emergano gap sul sistema di controllo e gestione dei rischi, sarà compito delle unità aziendali competenti definire le opportune azioni migliorative.

La presente procedura è rappresentata schematicamente nel “Flusso” in allegato (Allegato 2).

7 DEFINIZIONE DELLE MODALITÀ DI GESTIONE DELLA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

Il titolare del trattamento dei dati personali relativi alla Procedura Whistleblowing è individuato nella Società Sysdat che tratterà i dati personali di tutti i soggetti coinvolti nella segnalazione nel rispetto dei principi fissati dal GDPR, fornendo idonee informazioni ai soggetti interessati sensi degli artt. 13 e 14 del GDPR, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà dei soggetti interessati. 

Il Titolare ha affidato la gestione delle segnalazioni alla SGS, la quale può eventualmente avvalersi del supporto di eventuali soggetti interni, appositamente autorizzati. Nello specifico la SGS, in quanto soggetto esterno ha ricevuto specifica nomina a “responsabile del trattamento”, ai sensi dell’art. 28 del GDPR; i soggetti interni coinvolti nell’istruttoria operano previa specifica autorizzazione del Titolare e sulla base delle istruzioni da quest’ultimo impartite. I trattamenti di dati personali relativi al ricevimento e alla gestione delle segnalazioni sono effettuati nel rispetto dei principi di cui agli articoli 5 e 25 del regolamento (UE) 2016/679, fornendo idonee informazioni alle persone segnalanti e alle persone coinvolte ai sensi degli articoli 13 e 14 del medesimo regolamento (UE) 2016/679, nonché adottando misure appropriate a tutela dei diritti e delle libertà degli interessati

La società assicura che la gestione delle segnalazioni ed il relativo trattamento dei dati ai fini della privacy è dunque effettuato nel rispetto delle disposizioni di legge applicabili, tenuto conto dei principi del Regolamento Europeo 2016/679 in materia di privacy (GDPR). Nello specifico Sysdat garantisce nello svolgimento di tutta la procedura di:

  - fornire al segnalante ed agli altri soggetti coinvolti tutte le adeguate informative sul trattamento dei dati personali;

  - trattare i dati personali nel completo rispetto del GDPR;

  - effettuare una specifica valutazione di impatto (Privacy Impact Assessment) sul trattamento in questione;

  - individuare le misure tecniche ed organizzative idonee a garantire un livello di sicurezza adeguato;

  - disciplinare i rapporti con i soggetti esterni coinvolti nei processi di trattamento dei dati personali;

  - non trattare e/o archiviare dati personali manifestamente non utili al trattamento della segnalazione. 

Per quanto riguarda la gestione dell’esercizio dei diritti degli interessati, la normativa europea sulla protezione dei dati personali prevede che, in alcuni casi specifici, la legge nazionale possa limitare la portata degli obblighi del titolare del trattamento e dei diritti generalmente riconosciuti agli interessati in riferimento ai propri dati personali previsti al CAPO III del regolamento (UE) 2016/679 (art. 23 regolamento (UE) 2016/679).

Come stabilito dall’art. 13 comma 3 del D.lgs. 24/2023, nell’ambito delle segnalazioni è prevista una limitazione dei diritti degli interessati ai sensi dell’art.2-undecies del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196; tale limitazione si applica in quanto dall’esercizio di tali diritti potrebbe derivare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante e delle persone eventualmente coinvolte/menzionate nella segnalazione stessa.

Pertanto, il segnalante può esercitare il diritto di accesso ai propri dati, di rettifica o integrazione, di cancellazione e di limitazione del trattamento con le stesse modalità in cui ha effettuato la segnalazione

Il segnalante, ai sensi dell’art. 77 del regolamento (UE) 2016/679, ha inoltre diritto di proporre reclamo all’Autorità Garante per la Protezione dei Dati, nel caso in cui ritenga che il trattamento violi il citato Regolamento. 

L’esercizio dei diritti di cui al CAPO III del regolamento (UE) 2016/679 da parte degli altri soggetti interessati, quali il segnalato o altre persone coinvolte, può essere ritardato, limitato o escluso qualora tale esercizio possa comportare un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità del segnalante come previsto dall’ articolo 2-undecies, lett. f del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196 (in attuazione dell'articolo 23 del regolamento (UE) 2016/679).

In tali casi, tali soggetti possono esercitare i suddetti diritti tramite il Garante per la Protezione dei dati personali con le modalità di cui all'articolo 160 del decreto legislativo 30 giugno 2003, n. 196.

Per ulteriori informazioni sul trattamento dei dati personali, si prega di prendere visione dell’informativa whistleblowing (All.3).

8 DIVIETO DI RITORSIONI, SANZIONI E REGIME DI RESPONSABILITÀ

Il Whistleblowing è una misura che consente di rafforzare la diffusione di una cultura dell’etica, della trasparenza e della legalità all’interno di Sysdat. Tale importante obiettivo può essere raggiunto solo se il soggetto segnalante, oltre ad avere la disponibilità di strumenti per effettuare le segnalazioni ha anche, e soprattutto, la certezza che sarà tutelato al fine di non subire ritorsioni da parte di colleghi o superiori o di rischiare che la propria segnalazione rimanga inascoltata.

Per queste ragioni, il D.lgs. 24/2023 e la Società prevedono esplicitamente un divieto di ritorsione a tutela del segnalante e degli altri soggetti previsti dalla norma, anche qualora si tratti di ritorsioni soltanto tentate o minacciate, che provocano o possono provocare alla persona/ente, in via diretta o indiretta, un danno ingiusto.

Affinché si possa configurare una ritorsione e, di conseguenza, il soggetto possa beneficiare di protezione è però necessario uno stretto collegamento tra i contenuti della segnalazione e l’azione ritorsiva subita.

Ai fini della tutela, nessuna rilevanza assumono invece i motivi personali e specifici che hanno indotto le persone a effettuare la segnalazione, la divulgazione pubblica o la denuncia. In mancanza del rispetto di tali condizioni generali, la tutela non potrà essere garantita neanche ai soggetti diversi da quello che segnala, denuncia e effettua la divulgazione pubblica qualora, in ragione del ruolo assunto nell’ambito del processo di segnalazione/denuncia e/o del particolare rapporto che li lega al segnalante o denunciante, subiscano indirettamente ritorsioni.

La Società, nell’adottare la presente procedura, è consapevole delle sanzioni amministrative applicabili dall’ANAC di cui all’art. 21 del D.Lgs. 24/2023.

Sono altresì applicabili sanzioni disciplinari al segnalante in caso di segnalazioni riscontrate come infondate, effettuate con dolo o colpa grave, ovvero quelle manifestamente opportunistiche e/o compiute al solo scopo di danneggiare il denunciato o altri soggetti.

Le sanzioni disciplinari saranno proporzionate all’entità e gravità dei comportamenti illeciti accertati e potranno anche giungere alla risoluzione del rapporto, nel rispetto delle disposizioni di legge e delle normative di CCNL applicabili.

Soggetta a sanzione contrattuale potrà essere, altresì, la Struttura di Gestione delle Segnalazioni, qualora vi sia stata deficienza nell'applicazione delle misure di riservatezza o omessa valutazione della segnalazione.

Sono analogamente sanzionate anche tutte le accertate violazioni delle misure poste a tutela del segnalante.

9 FORMAZIONE

La Struttura di Gestione delle segnalazioni di Sysdat è stata adeguatamente formata per gestire le segnalazioni secondo i principi e le modalità previste dalla presente procedura.

In virtù della circostanza secondo cui la tutela del whistleblower rientra a pieno titolo tra le misure generali di prevenzione della corruzione, la Società si impegna a garantire annualmente o comunque in caso di aggiornamenti normativi significativi lo svolgimento di iniziative di sensibilizzazione e formazione nei confronti:

  - Dei primi livelli aziendali, che devono essere adeguatamente edotti sia sul contenuto della norma, sia su come essa è attuata nella propria azienda (procedura),

     sia su come trattare le informazioni che dovessero trovarsi a gestire in riferimento ad una segnalazione;

  - Dei dipendenti e collaboratori, i quali devono essere formati ed informati su come poter attivare il canale di segnalazione interno e su come e quando poter 

     eventualmente attivare i canali di segnalazione esterna e/o di divulgazione pubblica. Inoltre, tali soggetti devono essere informati sia sulle tutele attivate

    dall'azienda, sia su come poter essere aggiornati sullo stato di avanzamento delle segnalazioni effettuate.

10 PUBBLICITÀ

La presente procedura adottata da Sysdat è resa disponibile a tutti i lavoratori ed ai soggetti esterni indicati dalla norma, tramite pubblicazione sul sito web aziendale (www.sysdat.it).

11 ARCHIVIAZIONE DELLE SEGNALAZIONI

La Struttura di Gestione delle segnalazioni provvede ad effettuare, presso la propria sede legale, l’archiviazione di tutta la documentazione in specifiche cartelle dedicate, gestite secondo rigidi criteri di riservatezza.

La SGS, decorso il termine di cinque anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione, resterà in attesa di ricevere indicazioni dalla Società in merito alle modalità di restituzione e/o cancellazione dei dati. Si intende che in caso di restituzione sarà cura della SGS trasmettere solo le informazioni strettamente necessarie riguardanti la segnalazione (ad esempio oggetto, esito, date di riscontro al segnalante etc..).

La Struttura di Gestione delle segnalazioni è altresì tenuta a mantenere aggiornato il registro delle segnalazioni ricevute, avendo cura di indicare ogni volta l’esito al quale è pervenuta.

Se l’attività di istruttoria ha dato esito negativo, la Struttura di Gestione delle segnalazioni provvede comunque ad archiviare la segnalazione illustrando adeguatamente i motivi della valutazione.