1° Gennaio 2019

fatturazione elettronica obbligatoria per tutti

sei pronto?

Ogni azienda sarà tenuta ad inviare, ricevere e conservare le fatture solo esclusivamente in formato digitale.

come funziona

La fatturazione elettronica  consiste nell’invio e nella ricezione delle fatture, 

  • obbligatoriamente rappresentate da un file in un particolare formato, chiamato formato XML,

  • provviste del riferimento temporale e firmate digitalmente per assicurarne la non modificabilità,

  • attraverso un intermediario pubblico denominato Sistema di Interscambio (SDI) che accetta e invia le fatture secondo un proprio protocollo

  • con conservazione a norma delle fatture inviate e ricevute

I PROCESSI

FATTURE IN USCITA (ciclo attivo)

Quindi, per le fatture in uscita, supponendo che esse vengano generate dall’ERP aziendale, si dovrà provvedere ai seguenti processi:

  • creazione fatture in formato XML

  • firma digitale delle fatture in uscita

  • invio delle fatture allo SDI e gestione delle notifiche di consegna o di errore previsti (scarto o di mancata consegna)

Sarà poi il sistema SDI a consegnare le fatture al destinatario finale (il Cliente).

FATTURE IN INGRESSO (ciclo passivo)

Viceversa, per le fatture in ingresso,  sarà cura della società che le emette (il Fornitore) inviarle al sistema SDI il quale provvederà ad inviarle all’azienda destinataria. Quest’ultima le riceverà  da SDI  e dovrà predisporsi per le seguenti azioni:

  • ricezione fatture da SDI

  • trasformazione della fattura XML in formato PDF per facilitare la conusultazione o in acquisizione dati all’interno dell’ERP da formato XML

  • gestione  dei processi automiatizzati aziendalmente previsti per le fatture in ingresso


PRODOTTI E SERVIZI

Il prodotto IX-FE di ARXivar gestisce tutti i processi di invio e ricezione delle fatture elettroniche secondo i canali accreditati dello SDI consentendo la consultazione online delle fatture e delle relative notifiche.

I processi di creazione e trasformazione delle fatture xml nei formati richiesti da SDI e dall'ERP aziendale potranno invece essere oggetto di servizi forniti da SYSDAT.IT, insieme alla gestione al ricevimento

Oltre all’invio e alla ricezione delle fatture, è necessario anche provvedere alla loro conservazione a norma di legge,  nel formato XML  e firmate digitalmente.  A questo provvede un ulteriore prodotto IX-CE, sempre di ARXivar.

Ovviamente l’obbiettivo di  dematerializzare ed archiviare i documenti non riguarda solo le fatture (per le quali è obbligatorio), ma anche ogni altro documento prodotto o gestito dall’azienda.

SYSDAT.IT supporta le aziende nell’implementazione, configurazione e integrazione delle soluzioni IX-FE IX-CE e ARXivar con i sistemi e applicativi del contesto aziendale.


AUTOMATIZZA I PROCESSI CON

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ARXivar è la soluzione di gestione documentale che permette di concetrare in un unico punto tutte le informazioni aziendali.

IX-FE integrandosi con ARXivar permette di semplificare sia il ciclo attivo che passivo delle fatture creando i seguenti automatismi:

CICLO ATTIVO

  • archiviazione delle fatture in uscita

  • ricezione delle notifiche di ritorno

  • avviare specifici processi in base al tipo di notifica

CICLO PASSIVO

  • archiviazione delle fatture ricevute

  • workflow di accettazione fattura

  • registrazione contabile con assegnazione protocollo

  • workflow di approvazione al pagamento

  • conservazione a norma della fattura

 

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